Elektronica als middel in de publieke sector

Op verschillende manieren dient elektronica als middel in de publieke sector, om zo verschillende publieke doelen te bereiken. Anno 2017 is het immers van urgent belang voor de publieke sector om legitieme dienstverlening waar te borgen, een efficiënte tijdsindeling te hanteren en kostenbesparend op te treden. Hierin speelt elektronica als middel in de publieke sector een centrale rol, aangezien elektronica een grote bijdrage levert aan het bereiken van publieke doeleinden. In dit artikel wordt beschreven op welke wijze elektronica als middel dient en op welke manier het potentieel als middel kan dienen, daarnaast worden de voordelen van de implementatie van elektronica besproken. Vervolgens worden de potentiële nadelen van de implementatie van elektronica in de publieke sector besproken. Tot slot, wordt de rol van elektronica binnen innovatie in de publieke sector besproken, nadat probleemoplossingen tegen potentiële nadelen zijn geschetst.

Elektronica als middel in de publieke sector komt voor binnen gemeenten,  intergemeentelijke samenwerkingen, basisscholen en nog vele andere organisaties. Door de inzet van elektronica ontstaan verschillende voordelen voor publieke organisaties. Allereerst is de inzet van elektronica kostenbesparend. Waar voorheen alles geprint werd overhandigd aan collega’s binnen de gemeente, kunnen bestanden anno 2017 via dropbox, drive en one drive handig gedeeld worden met collega’s. Hierdoor kunnen alle relevante collega’s het direct digitaal inzien, waar vroeger meer tijd verstreken werd. Daardoor wordt de doorlooptijd van een probleem binnen de organisatie verkort, aangezien de communicatielijnen korter worden door de inzet van elektronica. Naast het kostbesparende aspect is de inzet van elektronica als middel in de publieke sector dus ook tijdbesparend. Binnen dit punt speelt ook “het nieuwe werken” een belangrijke rol, aangezien er in toenemende mate wordt gewerkt vanuit huis, in andere constructies dan enkel ‘9 tot 5’ en op flexplekken in plaats van vaste werkplekken. Al deze vormen stimuleren een efficiëntere urenindeling, aangezien het werken plaats- en tijd onafhankelijk wordt, door de inzet van elektronica als middel in de publieke sector. Echter dient dit nieuwe werken wel gefaciliteerd te worden door de juiste elektronicaproducten, zoals een 2 in 1 Windowstablet, welke in meerdere gemeenten in Nederland wordt gebruikt. Deze tablet dient als combinatie tussen een laptop en de tablet van oorsprong. Hiermee wordt het werken op flexplekken en vanuit huis ook daadwerkelijk gefaciliteerd door organisaties. Daarnaast werkt dit ook nog eens kostenbesparend en multifunctioneel, aangezien de mogelijkheden aanzienlijk groter zijn dan bij de inzet van conservatieve elektronicaproducten, maar het product zelf veel voordeliger is. Zo kunnen werknemers met dit middel eenvoudig bewegen tussen vergaderingen, flexplekken en thuis. Naast kostenbesparend, tijdbesparend en de verhoging van flexibiliteit draagt elektronica als middel in de publieke sector ook bij aan educatieve doeleinden. Zo worden tablets van Majstra bij de Ds. Joh. Groenewegenschool ingezet in het onderwijzen van dyslectische leerlingen.
Lipa Windows 10 tablet

Naast voordelen zijn er natuurlijk ook een aantal nadelen aan de inzet van elektronica in de digitalisering van de publieke sector. Een veel gezien fenomeen met elektronica als middel binnen de publieke sector in het begin van de digitalisering, was “Bring your own device”. Binnen dit fenomeen brachten ambtenaren eigen elektronicaproducten mee naar werk, eigenlijk zoals studenten dit bij colleges doen. Het nadeel hiervan voor organisaties was de diversiteit van producten, besturingssystemen en de verschillende installatiewijze van ambtenaren. Zo is de veiligheid van documenten en de comptabiliteit van het besturingssysteem sterk afhankelijk van de keuzes van de ambtenaar. Dit kan worden opgelost door per gemeente een contract af te sluiten met een aanbieder van elektronicaproducten. Zo werkt elke ambtenaar op dezelfde device, met een universele mallware-protectie en een universeel besturingssysteem. Daarnaast kan dit ten opzichte van de conservatieve elektronicakeuzes zowel kostenbesparend als kwaliteitsverhogend optreden.
Een ander nadeel bij de inzet van elektronica als middel in de publieke sector, is de snel veranderende technologie. Er is in de elektronicasector een hoge mate van innovatie aanwezig, waardoor bepaalde producten en besturingssystemen snel achterhaald kunnen zijn. Dit probleem is te verhelpen door een langetermijnrelatie aan te gaan met een betrouwbare en servicegerichte elektronicaleverancier. Zo kan er eenvoudig geschakeld worden, binnen de veranderende elektronicamarkt. Deze partner zal dan zorg dragen  voor het bijblijven in de urgente trends, welke belangrijk zijn voor de organisatie.
Een laatste nadeel bij de inzet van elektronica als middel in de publieke sector, zijn burgers en/of ambtenaren die het gehanteerde systeem niet snappen. Hierbij wordt het proces en bemoeilijkt en vertraagd, wat de efficiëntie negatief beïnvloedt. Om dit toch op een efficiënte wijze op te lossen, maakt Majstra tutorials voor haar partners. Hierdoor worden systemen behapbaar voor zowel ambtenaren als burgers, aangezien zij altijd terug kunnen vallen op een duidelijk uiteengezet handvat.

Het voordeel van een elektronicabedrijf als partner, is dat zij de gemeente kunnen adviseren en ondersteunen, zodat de besturingssystemen ook daadwerkelijk up to date blijven, wat niet het geval is wanneer er enkel online “een lading ipads” wordt gekocht. In dat geval zal er geen specifieke ondersteuning vanuit de leverancier zijn. Daarnaast ontbreekt daarbij ook een lange termijn visie, want wat wordt er gedaan wanneer deze lading achterhaalt is? Simpelweg een nieuwe lading aanschaffen? Dat zal de efficiëntie niet ten goede komen.

Concluderend, zijn er verschillende efficiëntie motieven en motieven gericht op universalisering, die pleiten voor elektronica als middel in de publieke sector. Daarnaast sluit het perfect aan op flexwerken, wat in toenemende mate plaatsvindt in Nederland. De snel veranderende technologie en aversie van burgers richting het gebruik van systemen, kan worden weggenomen door een lange termijn relatie aan te gaan met een elektronicapartner. Wilt u meer informatie over de mogelijkheden hiervoor bij Majstra? Lees dan gerust de zakelijke pagina.